2009 财年社群差旅支持程序修订版

1. 0 背景

社群早已开始呼吁 ICANN 考虑以多种形式提供社群差旅支持，并确保差旅支持程序的明了性和透明度。 ICANN 的资源日益增多，这时 ICANN 自然而然应该重新考虑为其下属机构提供差旅支持的方案。随着 ICANN 机构的日益成熟，越来越需要对差旅支持方案进行周密的考虑并形成文件，然后以透明的方式加以实施。

一些社群成员一直呼吁提供更多差旅支持，当然，并非所有人都同意这一主张。除了从社群收集到 许多个人意见外， 2008 年 2 月 ICANN 新德里会议期间还安排了一次公开讨论会。此外，我们于 2008 年 3 月 3 日至 2008 年 4 月 24 日还开放了一个公共论坛，这一期间收集到了各类意见。（要查看这些意见的摘要，请访问： http://forum.icann.org/lists/travel-support-policy/msg00009.html 。 ）

除此之外， 2008 年 6 月 2 日还发布了一份关于特定差旅支持政策提议的文件。请参阅以下网址： http://www.icann.org/topics/travel-support/draft-procedure-22may08.htm 。 本文件收到了很多书面意见，并在 ICANN 巴黎会议期间收到了更多意见。目前，从论坛收集到的意见已经过总结，可从以下网址获得： http://forum.icann.org/lists/travel-support-draft/msg00013.html

根据这种广泛讨论的结果（其中包含两次书面咨询和公众讨论）， ICANN 员工将针对一年三次的 ICANN 会议提出社群差旅支持的更新程序。（注意，为避免与 ICANN 的核心政策制定工作混淆， 使用“程序”而不用“政策”。）这一差旅程序将应用于参加 2009 财政年度（ 2009 财年） ICANN 会议涉及的差旅活动。此程序的效果（包括支持资助金额 / 覆盖范围、流程等）将于 2009 财 政年度结束时进行评审。评审本身将公诸于众，并会考虑对差旅程序进行修改。

1.1 社群差旅支持的宗旨

加入到 ICANN 多方参与模式中来，需要花费一定的时间和精力，而且常常会直接产生相关费用。 因此，使用注册商费用产生的 ICANN 收入来抵销部分费用，也完全是合情合理的。同时， ICANN 还具有一大优势，即利用这个不以金钱作为激情和责任感唯一衡量标准的社群， ICANN 可以凝聚并保护多方利益。

多年来， ICANN 一直在抵销部分参与费用。例如， ICANN 董事会及其联络员可以报销 ICANN 差旅费用。提名委员会成员也可以报销出席会议的差旅费用。此外，一般会员咨询委员会可以报销出席 ICANN 会议的差旅费用。

显然，在考虑差旅支持惠及范围和所依据的原则时，应在目的和预算间实现良好的平衡。由于 ICANN 多方参与模式的主要成果就是政策制定，并且 ICANN 能够提供资源来扩大差旅支持范围，因此，为制定 ICANN 政策的支持组织提供差旅支持就显得合情合理。

一般而言，差旅支持资助旨在降低参与门槛，扩大参与范围并促进 ICANN 工作的发展。同时，我们不能忽视这样一个事实：继续增加远程人员的参与是提高参与度的一个重要途径。为此，需要合理利用各项差旅支出，尽可能降低差旅成本，惠及尽可能多的差旅人员。

1.2 当前 ICANN 会议差旅支持的评审

ICANN 董事会及其联络员 — ICANN 董事会可以在合理限度内报销出席 ICANN 会议的差旅费用和生活费用。对于 5 小时以上的旅程，董事会成员可以订购商务舱机票。

理由： ICANN 董事会成员承担着 ICANN 组织中最重要的一些个人和工作责任。提供该级别的支持旨在认可这种责任感，并帮助这些经常代表 ICANN 出差的人员提高工作效率和提升舒适度。

ALAC ：目前，所有委员会成员都可以报销出席主要 ICANN 会议的经济舱机票并获得按日补助。

理由：一般会员组织成立伊始，就已经确定了向参加会议的所有 ALAC 成员提供差旅资助的重要性，以便为其“启动”提供支持。在 ICANN 巴黎会议上，董事会采纳了一项决议，此项决议通过以下两种方式对一般会员的差旅活动施加影响。首先，董事会批准了为一次性一般会员峰会费用提供特定差旅支持资助。一般会员峰会将与主要 ICANN 会议联合举行，而且各 ALS 将有一名成员可以获得与会资助。其次，董事会认为一般会员峰会是一般会员组织成熟过程中的重要里程碑，并提倡今后要按照提供给 ICANN 其他组织的差旅支持级别为 ALAC 提供差旅支持（如社群差旅支持新程序中的成文记录所述）。

NomCom ：一般而言， NomCom 成员不可以报销出席 ICANN 会议的差旅费用，但可以报销出席 NomCom 会议的合理费用和经济舱机票。（ NomCom 现任主席、副主席和前任主席可以报销出席 ICANN 会议的费用。 ）

理由： NomCom 工作的不仅限于 ICANN 的常规政策制定工作，因此应当对与会者的差旅费用给予全面支持。

合作伙伴计划 ：大约在去年， ICANN 开展了一项合作伙伴计划。该计划的具体目标是提高那些可能无法出席 ICANN 会议的人员和地区的参与度。合作伙伴可以报销出席 ICANN 会议的经济舱机票并获得按日补助。

理由 ：该计划的直接目的是提供差旅费用支持，扩大参与范围。

2.0 社群差旅支持程序提议

社群差旅支持程序提议将针对 ICANN 董事会及其联络员、 ALAC 和 NomCom 提出现有程序涉及的各种因素（其中指明了 ALAC 差旅的预期修改）。此外，它将为 ICANN 支持组织提供新的经济支持，但不会向 ICANN 内的其他组织提供差旅支持。

这在 ICANN 巴黎会议上曾经提到过，随后 GAC 主席正式请求 GAC 应获得更多差旅支持（在 2009 财年周期结束之后）。在 2009 财年，预计合作伙伴计划将对是否能够区分 GAC 参与的优先级做出考量（在满足所有合作伙伴标准的情况下），并且 GAC 的请求将在下一次预算周期中再次提出，在此期间差旅政策将作为一个整体接受评审。

总之 ，新的社群差旅程序提议将按照透明的计算方法分配资金，以供所有出差参加 ICANN 会议的支持组织使用。各个支持组织均将就适合于自身的流程达成共识，以确定受支持的组成成员。在所有情况下，差旅支持请求均将公诸于众，且各个受支持的下属机构均应就基本活动和出席会议的效用提供一份公开报告。此公开报告将与合作伙伴计划的标准保持一致。 ICANN 员工将与支持组织一起努力降低这项活动的行政负担。

2.1 社群差旅支持程序要点

• 为出差参加 ICANN 会议的每个政策制定支持组织提供一定的差旅支持资助。（注意：根据相关政策， ASO 尚未获得差旅等项目的资助。考虑到这一规定不太可能发生变化，本着公平原则，在差旅支持提案中 ASO 应获得与其他支持组织相同的待遇。 ）
• 使用透明的计算方法为每个支持组织留出固定的差旅支持资助金额。
• 各个支持组织将采用选择 / 分配流程，本着尽可能满足所在实体政策制定需求的原则，确定该支持组织中应接受资助的人员；资助只能用于积极参与的支持组织成员出席 ICANN 会议的往返飞机票和其他差旅费用。关于选择 / 分配流程的例子如下所示：由各选区组织（或地理区域）成员组成的支持组织差旅委员会，将遵循公开发布的流程为每次 ICANN 会议选择支持组织中接受 ICANN 资助的与会者；支持组织也可以要求 ICANN 员工根据支持组织所确立的某些标准来执行流程。
• 为尽可能提高参与度，将提供经济舱；但对支持组织主席的差旅支持将执行与 ICANN 董事会相同的政策。为支持组织主席提供董事会级别的资助是对主席所承担责任（与董事会相似）的认可，也是对这个富有挑战性的职务的小小激励。
• 一个关键目标是简化支持政策以便于支持组织实施。（请参阅下面的“机制”部分。 ）
• 计算差旅支持资金时，将适当考虑每个理事会及其联络员的人数；支持组织将本着尽可能为每个支持组织的政策制定工作提供最佳支持的原则，为其他选区组织成员提供差旅支持，例如，工作组成员可以获得差旅支持。
• 在所有情况下， NomCom 指派的成员都可获得差旅支持，且所获得的支持与其他成员的支持级别相同（在此差旅程序文件中有所介绍）。
• 为每个支持组织提供的差旅支持级别将采用如下标准加以确定：
• ICANN 将分配充足的资金，确保支持组织主席、 NomCom 指派人员和半数的其他顾问获得差旅支持（重申一遍：差旅支持可以用于非顾问人员）
• 支持组织主席出差时可以乘坐飞机的商务舱；而针对其他人员的差旅支持则按照经济舱进行预算。平均飞机票费用为 2,000 美元（经济舱）和 6,000 美元（商务舱）
• 按日平均总补助为每次会议 2,800 美元。每次会议的实际按日补助额将根据国际标准予以公布
• 2009 财年预算提议的差旅支持额度如下：

支持组织	理事会人数 （顾问和 联络员）	NomCom 指派人员数	其他支持 （半数的其他理事会成员和主席）	受支持差旅人员总数	差旅支持 大致预算结果
GNSO	23	3	10	13	$185,000
ccNSO	20	3	9	12	$170,000
ASO	15	0	8	8	$115,000

• 每个使用差旅资助的支持组织和咨询委员会须创建一个公开报告流程，以形成责任制和透明度并证明使用效果。
• 社群差旅支持新程序的整体效果将在 2009 财年结束时予以评审。
• 请注意，增加的运营预算很大一部分将用于报销 ICANN 员工出席 ICANN 会议的经济舱费用。

机制

• 在每次 ICANN 会议召开前，各支持组织至少提前 60 天为 ICANN 员工提供需要差旅支持的支持组织成员名单。
• 除非情况不允许（与 ICANN 员工共同确定），否则所有差旅都必须通过 ICANN 指定的旅行机构订票。订票详情将在 ICANN 网站上公布。
• 若健康问题有相关文件予以证明，则 ICANN 员工可为相关人员提供经济舱差旅以外的特殊待遇。
• ICANN 将直接支付所有飞机旅行费用，并为其他形式的差旅（如火车）报销合理的费用；同时还将为其他所有费用（包括食宿、杂项、出租车、停车等）提供按日补助。如果 ICANN 为社群成员直接支付食宿或交通费用，则这些费用将从按日补助中扣除。
• 由于存在很多与差旅相关的特殊情况和问题， ICANN 员工将发布并维护与差旅支持相关的常见问题解答文档。其目的是随时间的推移确保就差旅支持的细节进行良好的沟通，并做出公平一致的决策。接受 ICANN 差旅资助的参与者有责任了解并遵循差旅程序以及相关的常见问答。